Spendesk Dream-Team

Spendesk

Réaliser les tâches des RH rapidement et à grande échelle grâce à une solution tout-en-un

Secteur : Services financiers

À propos de l’entreprise : Spendesk est une plateforme tout-en-un de gestion des dépenses qui aide les équipes et employés des services financiers à dépenser plus intelligemment en s’appuyant sur des logiciels de facturation et d’analyse, des méthodes virtuelles et physiques ainsi que sur d’autres outils. Créée en 2016, l’entreprise de fintech (technologie financière) s’est rapidement développée. Présente sur 4 sites dans le monde, elle emploie aujourd’hui 200 personnes.

Spendesk

Agnès Chauvigny
Senior People Manager

Spendesk Logo

Le défi

Spendesk modernisant de manière radicale la manière dont les entreprises gèrent leurs dépenses, il n’est pas étonnant qu’elle connaisse un tel essor. Agnès Chauvigny a rejoint Spendesk en qualité de directrice du personnel fin 2019 avec pour mission d’instaurer des bases évolutives pour la gestion des ressources humaines. « Aujourd’hui, nous employons 100 personnes. Dans 18 mois, nous espérons en compter 300, ajoute-t-elle. »

Spendesk connaissait l’importance d’un système rationalisé pour réaliser ses tâches RH à l’échelle internationale sans perdre de temps. Lorsqu’elle a rejoint l’équipe, le service des ressources humaines utilisait pas moins de quatre outils différents : « Nous avions un outil pour suivre le parcours des employés, un autre outil pour suivre les tâches d’intégration et encore un autre pour suivre le recrutement et les futures embauches. Le fait que tout soit dispersé sur différentes plateformes était propice aux erreurs. En outre, ces différents outils n’étaient pas tous adaptés à la gestion des tâches RH des différents pays dans lesquels nous sommes présents. »

Réaliser à grande échelle implique l’idée que les besoins d’aujourd’hui ne seront pas ceux de demain. À mes yeux, Personio est la solution idéale à cette problématique, car je sais que je peux faire pratiquement tout ce dont j’ai besoin avec cet outil. 

Trop d’outils RH

Système incompatible au niveau mondial

Trop de tâches administratives

employés

sites dans le monde

doublement du nombre d'employés depuis 2019

Le choix

Agnès n’a pas eu de mal à convaincre l’entreprise d’opter pour Personio. Ses supérieurs ont tout de suite perçu le potentiel de l’outil. « Pour eux, la valeur des RH ne se limite pas au pôle administratif. Ils les soutiennent également dans l’ensemble des domaines stratégiques. Moins je passe de temps à gérer les tâches administratives, plus j’ai de temps à consacrer aux tâches stratégiques. » Les dirigeants de l’entreprise sont eux aussi sensibles aux avantages induits par la plus grande autonomie conférée aux employés. « Le fait de toujours devoir passer par moi pour finaliser une action était contraignant pour les employés. À présent, un responsable peut consulter le parcours et l’historique de rémunération d’un employé sans devoir me le demander, par exemple. »

Spendesk Office

La mise en œuvre

La migration des quatre bureaux de Spendesk s’est faite simultanément. « Les employés m’ont posé peu de questions pendant la transition, ce qui est très bon signe selon moi. » La préparation des employés en amont grâce aux guides d’utilisation vidéo fournis par l’entreprise et par Personio a simplifié la mise en œuvre. « L’outil est si simple à utiliser que je suis persuadée que, même sans les vidéos explicatives, les employés n’auraient pas soulevé plus de questions. »

À mes yeux, avoir accès à des informations fiables dès le départ change complètement la donne.

Le résultat

« Notre plus grande réussite avec Personio reste le remplacement de quatre outils RH par un seul, explique Agnès. Je dispose de données exactes et bien organisées. Toutes les informations sont désormais centralisées. Une simple exportation suffit pour obtenir immédiatement des données fiables. C’est facile et surtout, c’est rassurant. Je n’ai pas besoin de vérifier deux fois tout ce que je fais pour être certaine de disposer des bonnes informations puisque tout est centralisé, à présent. »

Le gain de temps est un autre avantage non négligeable. Les employés et les responsables peuvent réaliser certaines tâches qu’auparavant seules les RH pouvaient accomplir. Agnès a réduit d’environ 25 % le temps qu’elle consacre à ces tâches administratives.

Personio aide également l’équipe RH de Spendesk à réaliser des enquêtes, analyser les données de groupes d’employés spécifiques, générer des rapports et préparer les fiches de paie. « Je l’utilise presque chaque semaine pour différentes raisons, ajoute-t-elle. »

Données fiables et centralisées

25 % de temps économisé

Analyses et rapports simplifiés

Libre-service pour les employés

Points forts de Personio selon Spendesk

Convivialité et intuitivité sont les premiers mots qui viennent à l’esprit d’Agnès lorsqu’elle évoque le ressenti des collaborateurs de Spendesk vis-à-vis de Personio. « J’adore le fait que les employés aient adopté l’outil aussi facilement. Cela m’a vraiment aidé lors de la transition. » Autre point fort : « Le fait que Personio et Spendesk partagent la même culture et le même esprit d’entreprise simplifie également beaucoup les choses. » Personio propose une solution complète contribuant à la croissance de la plateforme tout-en-un de Spendesk.

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