Swile Team

Swile

Des processus RH essentiels qui donnent le sourire chez Swile

Secteur: Avantages salariaux

À propos de l’entreprise: Swile est un fournisseur de solutions numériques qui met à la disposition des employés une smartcard tout-en-un et une application mobile. Basée en France et ayant également des bureaux au Brésil, la société est devenue une licorne après avoir levé 175 millions d’euros en octobre 2021.

Thibaut Grandjacques

Thibaut Grandjacques
People Experience Strategist

Swile, logo

La problématique : se développer et réussir

Le rôle de Thibaut au sein de Swile tourne beaucoup autour des données, des processus et des outils liés aux ressources humaines. Lorsqu’il a rejoint l’équipe, il attendait beaucoup de l’outil RH qui allait être utilisé. En effet, dans les entreprises par lesquelles il était passé auparavant, il avait utilisé des outils qui ne se préoccupaient pas toujours de l’expérience des employés, des responsables et des RH. «Ces outils RH n’étaient pas très flexibles et pas vraiment faciles à utiliser pour les employés et les responsables», se souvient-il.

Et pourtant, l’expérience des employés est primordiale, «surtout pour les responsables et les employés qui jonglent avec de nombreux outils tout au long de la journée. L’outil RH doit leur permettre de rapidement trouver l’information qu’ils recherchent et d’agir.»

Avant de passer à Personio, notre système ne nous permettait pas de gérer tous nos besoins à grande échelle. 

Swile devait trouver une solution. L’entreprise grandissait et se développait trop rapidement pour l’outil qu’elle utilisait alors. «Nous voulions un outil plus perfectionné et plus complexe qui nous aiderait à gérer tous les aspects des RH, et particulièrement l’onboarding et l’offboarding», explique Thibaut.

Un outil utilisé précédemment qui était trop axé sur un seul élément des RH

Trop de feuilles de calcul et de travail manuel pour les tâches RH essentielles

Une croissance rapide qui nécessitait un outil capable de gérer toutes les mises à jour des employés avec des données RH exactes

employés

personnes recrutées tous les mois

sites dans le monde

Avec Personio, l’adoption est très simple pour toutes les parties prenantes.

Anticiper l’avenir des RH

Lorsque Swile a opté pour Personio, l’entreprise voulait aussi pouvoir utiliser un outil qui l’aiderait à se développer à de nombreux niveaux. «Pour moi, l’avenir des RH, c’est d’avoir des intégrations transparentes entre les applications et des workflows basés sur ces intégrations, déclare Thibaut. À l’heure actuelle, un employé doit jongler avec de nombreux outils tout au long de la journée. L’avenir, c’est d’avoir tous ces outils intégrés dans un seul et même outil RH.»

Ce que Thibaut décrit comme l’avenir des RH ressemble beaucoup à People Workflow Automation. «Maintenant, nous disposons avec Personio d’un logiciel RH commun qui nous permet d’utiliser des workflows de qualité et cohérents entre nos bureaux en France et au Brésil», se réjouit-il. Lorsque Thibaut a endossé son nouveau rôle, l’importance des workflows et la volonté d’améliorer les processus dans l’ensemble de l’entreprise ont joué un rôle majeur (ainsi que pour l’adoption par les employés).

Swile, Event

Workflows : l’onboarding chez Swile à l’aide de Personio

Les perspectives d’avenir avec Personio ne sont pas les seuls motifs de satisfaction chez Thibaut. «Ce qui est vraiment différent avec Personio, c’est que je n’ai pas eu besoin de longues formations pour pouvoir utiliser la plateforme. Elle est très intuitive, facile à utiliser et très complète.»

Tous les employés impliqués dans l’onboarding ont leur propre TODO dans Personio afin de gérer au mieux l’arrivée des nouvelles recrues.

Il s’en est particulièrement rendu compte au niveau de l’onboarding. Alors que Swile recrute entre 15 et 50 employés tous les mois, aussi bien en France qu’au Brésil, l’entreprise se devait d’avoir un processus d’onboarding efficace. «Notre équipe RH demande à tous les nouveaux employés de compléter leur profil Personio avant même de commencer dans l’entreprise. Ainsi, tout est prêt et l’employé peut se mettre au travail dès le premier jour.»

Un résultat qui donne le sourire

Pour Thibaut, la plateforme conviviale de Personio a fait toute la différence, lui-même l’utilisant au quotidien et ayant intégré l’entreprise récemment. De la même façon que pour tous les nouveaux employés, Thibaut a pu facilement se connecter à Personio et utiliser la plateforme immédiatement.

En outre, de par son rôle de responsable de la stratégie de l’expérience employé, il peut accéder facilement et rapidement aux analyses et aux rapports. «Lorsque je suis arrivé chez Swile, ma première mission a été de créer des tableaux de bord avec les principaux KPI des ressources humaines. Dans Personio, cela a été très simple à faire.»

«Toutes les semaines ou presque, j’extrais de nombreuses données de Personio, notamment sur les nouveaux arrivants et les départs, le nombre d’employés et la répartition entre les équipes et les sites, raconte-t-il. Tout est dans Personio.»

Pour Thibaut, le résultat est un amalgame de nombreuses choses. Il dispose d’un outil facile à utiliser, les recrues s’intègrent facilement, et les employés et les responsables ont accès aux informations dont ils ont besoin dès qu’ils se connectent. Que des avantages !

80 % des tâches d’onboarding automatisées grâce aux notifications et aux e-mails automatiques

Des processus RH homogènes sur les différents sites internationaux

Des rapports faciles à créer et un accès à des indicateurs qui influencent les décisions

Qu’appréciez-vous le plus dans Personio ?

L’un des aspects que Thibaut apprécie le plus, c’est la communauté Personio, un espace où les professionnels des RH de tous bords peuvent échanger des idées et des astuces pour optimiser l’utilisation de la plateforme. Ce genre de collaboration est essentiel dans son travail.

L’accessibilité est un autre atout majeur. Comme il le dit lui-même, «Personio est d’abord fait pour les employés et les responsables. La plateforme est très conviviale et intuitive, mais elle est aussi très facile à personnaliser selon les besoins de l’entreprise.» Ce niveau d’accessibilité et ces possibilités de personnalisation ont simplifié le travail des équipes de Swile et leur ont permis de se développer considérablement.

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