Les 9 clés de la direction d’une équipe à distance

Aucune équipe ne se ressemble, et les collaborateurs ont des personnalités et des modes de fonctionnement qui leur sont propres. Le travail à distance a vraisemblablement un impact relatif sur chacun d’entre eux. Par exemple, il est probable que les introvertis qui se sentent vite submergés dans un open space s’épanouiront davantage, tandis qu’il manquera aux extravertis leur dose quotidienne d’échanges. De plus, la fatigue mentale et la fragmentation de l’attention provoquées par les interactions en ligne nous ont tous éprouvés. En tant que responsable d’équipe, il est primordial de tenir compte des différentes personnalités et d’adopter une approche sur-mesure lorsque c’est possible, afin de vous adapter aux besoins et préférences des personnes que vous gérez. Par ailleurs, le mode de fonctionnement et le niveau d’expérience varient souvent d’un collaborateur à l’autre. Certains auront besoin de plus de soutien, tans que d’autres attendent simplement de vous que vous soyez là pour éliminer les obstacles. Ce n’est pas toujours évident de savoir qui a besoin d’aide, en particulier lorsqu’on gère des équipes virtuelles : vous devez par conséquent entretenir une relation de proximité avec vos collaborateurs.

Le statut familial est également l’un des facteurs qui caractérise la diversité des équipes. Chez Personio, les parents actifs qui ont dû faire face à la fermeture des crèches et des écoles se sont vu octroyer la possibilité de travailler 25 % moins tout en gardant le même salaire, tandis que les nouveaux responsables étaient formés pour aider leurs équipes à gérer leur charge de travail. En bref, il faut savoir se montrer flexible en ce qui concerne le lieu d’exercice ainsi que le moment où les collaborateurs sont le plus productifs et la façon dont ils travaillent le mieux. Cela favorise un bon équilibre entre la diversité et la gestion des équipes à distance, et s’avère payant en termes de santé mentale, de confiance et même de productivité. Où en est la productivité en cette période d’après-pandémie ? Téléchargez notre dernière étude RH pour le découvrir.

En tenant compte du fait que les équipes sont constituées d’un mélange de personnalités, de préférences, de modes de fonctionnement et de statuts familiaux différents, comment les gérer efficacement ? Voici quelques conseils, stratégies et ressources qui vous seront peut-être utiles.

En tant que responsable, il est nécessaire d’entretenir des relations de travail positives pour obtenir des résultats. Toutefois, il n’est pas toujours réaliste d’espérer plaire à tout le monde. Si une personne sous votre responsabilité exprime un mal-être, aidez-la dans la mesure du possible, faites un changement au besoin, mais ne perdez jamais de vue les résultats. Des progrès réguliers vers un objectif commun sont le fondement d’une équipe soudée, particulièrement lorsque celle-ci évolue à distance. 

En parlant d’objectif commun, comment faire pour obtenir des résultats et savoir ce que font les membres de votre équipe alors que vous n’êtes pas là pour superviser leur travail ? Il vous faut deux choses : une vision qui exprime clairement l’objectif que vous souhaitez atteindre collectivement et un plan qui vous permettra de le réaliser. Celui-ci doit inclure les parties prenantes, les échéances et les étapes importantes. La vision décrit vos attentes, tandis que le plan les concrétise en gérant la charge de travail, en mesurant les progrès et en permettant de savoir qui fait quoi, même si vous gérez votre équipe à distance.

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Les réunions en ligne peuvent être épuisantes et, dans le pire des cas, retarder la réalisation de tâches concrètes. Si vous gérez des équipes à distance, il est essentiel de veiller à ce que chaque réunion soit brève et indispensable. Établissez un ordre du jour, respectez-le scrupuleusement et interrompez les participants qui s’éloignent du sujet… même si c’est vous. Si la réunion n’est pas nécessaire, annulez-la et laissez vos collaborateurs profiter du temps qui leur est de nouveau accordé.

Une équipe constitue une véritable source de créativité et d’expertise dans laquelle vous pouvez puiser en invitant ses membres à tenter de nouvelles expériences et à travailler avec d’autres personnes. En réalité, la collaboration permet aux employés de rester en contact les uns avec les autres et de stimuler l’inspiration ! Soyez à l’affût d’opportunités favorisant des initiatives inter-équipes : c’est particulièrement judicieux si vous gérez des collaborateurs à distance, car cela les encourage à interagir et leur offre le contexte nécessaire dans ce but. 

Votre attention, s’il vous plaît ! En matière de gestion des équipes à distance, la disponibilité est non négociable. Une bonne communication reste la base, mais cela veut aussi dire que vous ne pouvez pas bloquer les informations transmises par les membres de votre équipe, notamment lorsque vous travaillez à distance. Gérez votre boîte de réception et soyez là pour vos collaborateurs quand ils ont besoin de vous. 

Nous l’avons tous constaté : le travail à distance peut faire perdre pied à certains collaborateurs, qui resteront bloqués face à un obstacle, n’ayant aucune notion de l’avancée des projets et, pire encore, perdant toute inspiration. Empêchez que cela se produise en les aidant à penser comme des entrepreneurs. Tout le monde peut réaliser de grandes choses, même à la maison, du moment que des objectifs clairs sont définis et qu’une structure de soutien solide est fournie.

Diriger des collaborateurs ne se résume pas à leur fournir des opportunités qui mèneront à des résultats exceptionnels : il faut également cocher certaines cases et mener à bien des tâches moins gratifiantes. En matière de gestion des équipes à distance, il est particulièrement important de faire des retours réguliers à vos collaborateurs (d’autant plus s’ils sont péjoratifs). Toutefois, veillez à valoriser tout ce qu’ils font bien : ils gagneront en confiance, ce qui leur permettra de s’améliorer. Par ailleurs, en tant que responsable, vous pouvez vous-même vous perfectionner ; c’est pourquoi il est important de laisser la porte ouverte aux canaux de retours, et même à les encourager.

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Sachant que vous devrez transmettre des informations clés concernant ce que vos collaborateurs doivent savoir ou faire, vous dominerez probablement l’échange. Toutefois, il est tout aussi important d’ouvrir grand vos oreilles. Essayez de passer autant de temps à écouter qu’à parler, car, peu importe la quantité d’informations dont vous disposez, l’un des membres de votre équipe sait obligatoirement quelque chose que vous ignorez. De plus, offrir une oreille attentive peut vous permettre de détecter des signes de burnout chez vos employés. 

Même si votre collaboration à distance fonctionne à merveille, vous avez besoin de passer du temps ensemble, en tant qu’équipe. Du temps pour créer des liens, collaborer, fêter vos victoires et profiter de la compagnie des uns et des autres. Cela peut prendre la forme d’une sortie, quelle qu’elle soit, d’une activité de groupe ou de toute autre initiative du même type. Bien sûr, n’oubliez pas de restaurer vos troupes. L’idée est de favoriser la cohésion du groupe.

Les RH joueront clairement un rôle primordial pour aider les entreprises à adopter les principaux fondements du travail à distance. Toutefois, d’un point de vue plus large, celles-ci doivent atteindre un niveau d’excellence opérationnelle favorisant une productivité accrue dans le cadre du travail à distance. Il est également essentiel de préparer les dirigeants et les organisations à de nouvelles méthodes de travail en les aidant à s’adapter à une nouvelle normalité, en leur fournissant les outils adéquats et en veillant à ce qu’ils disposent des informations nécessaires pour savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Alors que les temps changent, nos modèles de travail doivent également évoluer, et il faut pour cela trouver de nouvelles façons de libérer le potentiel de productivité que recèlent nos entreprises.