Globalisation des processus pour une entreprise présente à l'international

Une entreprise en plein essor présente sur huit sites dans le monde: une aventure passionnante qui requiert également une organisation hors pair de la part du service des ressources humaines. « Le développement et l’internationalisation d’EQS Group se sont considérablement accélérés entre 2017 et 2018, explique Laura Santeusanio, DRH Global d’EQS. Nos précédents processus RH n’étaient pas vraiment adaptés à nos nouveaux besoins. »

Auparavant, les données du groupe étaient gérées à l’aide de plusieurs tableurs Excel. Lorsque l’équipe des RH recherchait des informations concernant un employé, elle passait beaucoup de temps à parcourir les fichiers en l’absence de centralisation des données. Cette méthode ne pouvait être une approche pérenne pour une entreprise en plein essor international. Par conséquent, EQS Group s’est vu contraint de trouver une solution.

EQS Group fut l’un des tout premiers clients de Personio et utilisait une version de base du logiciel RH depuis 2015. Toutefois, pour harmoniser les processus internes et révéler le potentiel de ses équipes, le groupe avait besoin d’une aide complète pour chacune des tâches des ressources humaines. « Nous étions déjà très impressionnés par les fonctionnalités de gestion des candidats proposées par Personio. C’est pourquoi la poursuite de notre collaboration avec cette solution était une évidence, ajoute Laura. » Elle a pris en main le projet et a joué un rôle central dans sa mise en œuvre, qui a démarré en Allemagne en 2018. En 2019, la solution a été déployée à l’international.

La start-up de fintech (technologie financière) Raisin, proposant une plateforme spécialisée dans les dépôts à terme, a été créée en 2012. « Nous avions encore besoin de l’aide de Personio lors de la mise en œuvre du logiciel en Allemagne, explique Laura. » Elle a beaucoup apprécié l’assistance offerte par Antonio, son gestionnaire de compte avec qui elle communiquait régulièrement tout au long du processus. Néanmoins, l’équipe RH s’est rapidement formée lors du déploiement de Personio en Allemagne : « Nous étions alors capables de gérer quasiment seuls la mise en œuvre dans nos bureaux internationaux. »

Personio occupe à présent une place centrale dans les processus RH d’EQS Group : de la gestion des recrutements aux congés en passant par les arrivées et les départs des collaborateurs. Il est à présent facile d’avoir une vue d’ensemble des employés dans n’importe quel bureau du groupe dans le monde. « Nous pouvons enfin accéder à toutes les données des employés à partir d’un seul et même point. Il est loin le temps où nos données étaient éparpillées dans de multiples fichiers, ajoute Laura. »

EQS Group a également pu configurer ses processus internes en accord avec sa stature de groupe de taille moyenne implanté à l’international. « Comme nos processus diffèrent d’un bureau à l’autre, le développement continu des fonctions de Personio et la souplesse des fonctions déjà disponibles sont deux points importants à nos yeux. Personio nous permet de refléter dans le logiciel les particularités locales lors des arrivées et des départs, par exemple, explique Laura. »

Les processus étant plus rapides, des économies ont également été réalisées en termes de temps. « Il ne nous a pas fallu longtemps pour maîtriser les processus tels que le suivi des congés. Ainsi, nous sommes mieux à même de nous concentrer sur les problèmes stratégiquement plus importants, ajoute Laura. » Avec son équipe, elle prépare actuellement les options de développement professionnel proposées par le groupe et revoit les processus d’examen du personnel, par exemple.

La gestion des candidatures fut l’une des premières fonctions mises en œuvre par EQS et aujourd’hui encore l’équipe apprécie beaucoup son utilité. Lorsque plusieurs postes vacants doivent être pourvus chaque mois et qu’une assistance doit être fournie à chaque bureau dans le monde pour le recrutement, il est important que les processus soient transparents.

La gestion centralisée des candidatures a permis à l’équipe des RH de gagner beaucoup de temps : « Nous n’avons plus besoin de renvoyer sans cesse les CV entre les services des ressources humaines et les équipes locales en charge du recrutement. On est très heureux de ne plus voir notre messagerie inondée de centaines d’e-mails de candidature par jour. » EQS Group a également très souvent recours à la fonction Notes, grâce à laquelle les collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement peuvent documenter leurs avis et partager leurs impressions au sujet des candidats. EQS Group dispose à présent de solides processus de recrutement qui soutiendront sa croissance à l’avenir.