CleverShuttle Mitarbeiter

CleverShuttle

Sur la voie rapide avec les RH de CleverShuttle

Secteur : Nouveaux services de mobilité

À propos de l’entreprise : La start-up CleverShuttle façonne la mobilité du futur. Grâce à ses véhicules électriques et à hydrogène, ce service de covoiturage respectueux de l’environnement souhaite rendre les villes encore plus vertes. La jeune entreprise emploie 1 300 personnes sur six sites.

Viktoria Bechthold
Human Resources Director

Lara Schweinebart
Senior HR Manager / Teamlead HR Administration

Le défi

Voitures à hydrogène, scooters électriques et covoiturage intelligent : le secteur de la mobilité électrique a le vent en poupe. La start-up CleverShuttle bouleverse le marché avec son modèle de mutualisation de moyens de locomotion respectueux de l’environnement. Elle rencontre un tel succès qu’en 2019, l’entreprise a vu ses effectifs tripler. Si les affaires de CleverShuttle sont florissantes, le service RH de la start-up prend alors conscience de ses limites : « Certains mois, il nous arrivait d’embaucher jusqu’à 120 nouvelles recrues. Notre petite équipe RH de seulement trois employés ne parvenait plus à gérer les tâches administratives induites par les recrutements, explique Viktoria Bechthold, DRH. »

La coordination de l’équipe s’est également complexifiée en raison de cette croissance soutenue. « Outre les 1 000 chauffeurs, ce sont 200 employés qui travaillent dans nos bureaux, sans compter le service des RH et les équipes de recrutement ainsi que les DRH de chaque site, explique Lara Schweinebart, Responsable de l’équipe Administration RH. » Nous avions besoin d’une solution RH centralisée de toute urgence afin de veiller à ce que la communication et la gestion du personnel puissent se poursuivre avec rigueur et efficacité. CleverShuttle utilisait déjà Personio sans toutefois exploiter pleinement le potentiel du logiciel. L’équipe de CleverShuttle s’est donc posé la question : comment la solution Personio peut-elle être utilisée de manière plus optimale pour dynamiser notre croissance ?

Avec une cadence de 120 nouvelles embauches par mois, notre petite équipe RH ne parvenait plus à gérer les tâches administratives.

Une forte croissance, mais une petite équipe RH

Une liste du personnel complexe

Une coordination difficile et des processus non standardisés

employés

sites

fois plus d'employés en un an

Les exigences

Pour pérenniser la croissance et standardiser les processus entre les entreprises, la collaboration est primordiale. Au lieu de tenir à jour et d’archiver des fichiers Excel stockés dans des dossiers différents, les six sites devaient travailler main dans la main avec une solution centralisée et intégralement en réseau.

Dans le même temps, le personnel souhaitait réduire sa charge de travail administratif. Pour ce faire, il fallait sécuriser la gestion des rôles et des droits et rendre transparente l’attribution des tâches et des responsabilités. Toutefois, la structure du personnel de CleverShuttle étant très particulière, cela n’était pas suffisant. « Nous savions qu’une solution universelle ne nous conviendrait pas, explique Viktoria. Heureusement, l’équipe de Personio fut très coopérative et nous a permis de concevoir sur mesure les principales fonctions dont nous avions besoin. »

CleverShuttle

L’équipe de Personio nous a permis de concevoir sur mesure les principales fonctions du système. 

Comment Personio soutient CleverShuttle

Depuis la standardisation de la gestion des RH dans Personio, l’équipe des RH est passée à la vitesse supérieure. La coordination des différents sites s’est faite simplement. Les documents tels que les permis de conduire des chauffeurs sont téléchargés dans le dossier centralisé de l’employé. Quant aux contrats, plus besoin d’en envoyer un exemplaire pour vérification à chaque service, un clic suffit.
« Avant, l’arrivée de nouvelles recrues et le départ de collaborateurs étaient deux tâches qui nous prenaient beaucoup de temps. Aujourd’hui, grâce aux modèles que nous utilisons, nous sommes beaucoup plus efficaces, ajoute Viktoria. »

L’établissement de rapports supplémentaires porte également ses fruits. « Dans chacune des villes où nous intervenons, nous avons besoin d’une autorisation et devons prouver aux autorités à l’aide de graphiques que nous respectons les exigences requises. Rassembler les évaluations des membres du personnel avec simplicité et souplesse nous aide donc beaucoup. »

À présent, les tâches administratives ne sont plus un obstacle pour l’équipe RH de CleverShuttle. « La plupart des processus administratifs des RH étant désormais automatisés, nous pouvons consacrer plus de temps à des tâches qui nous tiennent à cœur, explique Lara. » Afin de promouvoir et de développer les compétences des employés, l’équipe RH propose des programmes de formation et de coaching. « L’image de marque de l’employeur est également un sujet que nous souhaitons traiter activement. »

Intégration efficace des nouvelles recrues et multiplication des effectifs par trois en un an

Souplesse d’établissement des rapports

Grand gain de temps

Point fort de Personio selon CleverShuttle

Un outil dont les employés du service RH ne pourraient plus se passer ? La réponse a fusé : « Nous apprécions tout particulièrement la fonction Modèle pour les e-mails, les contrats, les tâches d’intégration et la possibilité de réaliser des téléchargements groupés. Nous traitons 50 modifications de contrat par mois et grâce à ces outils numériques nous gagnons beaucoup de temps tous les jours. »

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