Kollegen Hello Fresh

HelloFresh

La recette de base pour la réussite des ressources humaines

Secteur: Aliments et boissons

À propos de l’entreprise: HelloFresh est le plus grand service de livraison de box alimentaires au monde. L’entreprise expédie plus de 30 millions de repas par mois à environ 1,25 million de clients dans dix pays différents. Créée en novembre 2011, HelloFresh a son siège social à Berlin et emploie plus de 2 500 personnes (dont 500 en Allemagne).

Julian Lürken
DRH Global

Le défi

À ses débuts, HelloFresh utilisait toute une gamme de solutions basée sur Excel pour les absences, les congés maladie, les paies provisoires, etc. L’entreprise disposait d’un tableur Excel standard que les employés utilisaient pour préparer leurs listes personnelles. Tout se faisait manuellement : la saisie des informations, l’impression des listes et leur soumission aux RH. Non seulement le système était propice aux erreurs et chronophage à tenir à jour, mais il manquait aussi cruellement de transparence. Lorsque l’entreprise a atteint une certaine taille, elle n’a pas eu d’autres choix que d’adopter une solution unique et exhaustive.

L’exhaustivité et la personnalisation sont deux choses différentes. Les équipes de HelloFresh sont axées sur les technologies là où les processus ne sont pas nécessairement mis en œuvre par la personne la plus expérimentée ou seulement parfois par le spécialiste ou le directeur technique, par exemple le chef de produit ou de projet. Par conséquent, l’entreprise a besoin de processus de validation et d’établissement de rapports hautement personnalisables.

Suppression des listes

Solution unique et complète

Concept de rôle personnalisé

employés

millions de repas par mois

étapes simplifiées pour l'intégration des nouvelles recrues

Les exigences

Veiller à ce que les processus standard tels que la saisie et l’actualisation des absences, des congés maladie et des données de référence soient fluides était crucial pour HelloFresh, tout comme l’étaient la simplicité d’utilisation et une intégration homogène avec la comptabilité des paies. En tant qu’entreprise cotée en bourse, HelloFresh doit faire preuve de diligence quant à la conformité. En termes de logiciel, cela se traduit par le respect des normes les plus strictes pour la protection des données : il était essentiel que tous les serveurs soient hébergés en Europe, ce dont Personio peut se targuer.

Exigences de conformité strictes

Intégration dans la comptabilité des paies

Facilité d’utilisation

Personio nous a permis d’éliminer de nombreux e-mails internes. Les informations pertinentes sont à présent envoyées automatiquement et nos processus d’intégration des nouvelles recrues sont parfaitement fluides.

Comment Personio soutient HelloFresh

Selon Julian Lürken, DRH Global de HelloFresh, l’intégration de Personio a clairement été bénéfique aux processus d’accueil des nouvelles recrues de l’entreprise. Les innombrables e-mails ont été remplacés par un processus standardisé et automatisé: les RH créent un nouvel employé et Personio déclenche l’ensemble du processus pour s’assurer que la nouvelle recrue reçoive tous les documents dont elle a besoin, qu’elle ait accès aux informations pertinentes, qu’elle soit invitée aux réunions qui la concernent, etc. sans que personne n’ait à se soucier de le faire. HelloFresh a également gagné du temps dans sa gestion des données de référence et sa comptabilité préparatoire des paies. Auparavant, les employés consignaient manuellement les informations, numérisaient les documents et les envoyaient aux RH et à la comptabilité des paies. À présent, les employés saisissent leurs informations dans Personio. Les RH peuvent les consulter et les traiter.

Quels sont les points que l’entreprise souhaite améliorer? Quels sont les défis auxquels les RH sont confrontées aujourd’hui et devront faire face à l’avenir? HelloFresh utilise l’outil d’établissement des rapports disponible dans Personio pour identifier les développements pertinents, que ce soit en bien ou en mal. Pour ne citer qu’un seul exemple de rapport disponible dans Personio : les statistiques de rotation du personnel par période accessibles d’un seul clic.

Pourquoi HelloFresh a opté pour Personio

HelloFresh avait auparavant testé un autre logiciel RH pendant un an, mais les employés de l’entreprise ne l’avaient pas validé. L’entreprise recherchait donc une autre solution.

Nous avons vraiment eu le sentiment que Personio souhaitait que nous réussissions.

À mesure que l’entreprise se développait, elle se tournait vers des fournisseurs de plus grande envergure comme Oracle. Toutefois, lorsque Personio et HelloFresh se sont assis à la même table pour envisager les différents scénarios d’utilisation, la compatibilité entre les deux entreprises fut une évidence. Une fois l’aval des dirigeants de HelloFresh obtenu après qu’une présentation du logiciel leur a été faite lors d’un atelier, la migration de l’entreprise a été lancée.

L’accompagnement sans faille des clients proposé par Personio fut dès le départ un facteur déterminant dans le choix de HelloFresh. L’entreprise en plein essor souhaite pouvoir personnaliser ses outils.

Migrer les données existantes vers Personio à partir de l’outil précédemment utilisé s’est fait rapidement et sans soucis, notamment grâce à la création préalable d’une solide base de données.

Un mois seulement après la signature du contrat, Personio était déjà utilisé par l’entreprise, d’abord pour les congés (absences et congés maladie), puis pour la comptabilité préparatoire des paies. Des fonctionnalités supplémentaires seront progressivement mises en service.

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